Stany magazynowe — jak prowadzić ewidencję (także w Excelu)

Stany magazynowe pokazują, ile zapasów ma firma i jaka jest ich wartość. Ewidencję można prowadzić w kartotekach produktów, również w Excelu. W wFirma sprzedaż i zakupy z włączonym skutkiem magazynowym zmieniają stan produktu, podobnie jak udokumentowane przyjęcia i wydania.¹ Dalej znajdziesz wzór ewidencji oraz wskazówki, kiedy warto przejść na program.
Dokument PZ zwiększa ilość towaru w magazynie, a WZ ją zmniejsza¹.

Czym są stany magazynowe i co oznacza ich nadmiar lub niedobór?

Zapas jest nadmierny, gdy przewyższa potrzeby sprzedaży. Staje się zbyt niski, gdy towaru nie wystarcza do obsługi zamówień. Sama liczba sztuk nie rozstrzyga, czy stan jest właściwy – trzeba ją odnieść do tempa sprzedaży i czasu przechowywania. Próg ponownego zamówienia oblicza się tak: średnia dzienna sprzedaż × czas dostawy + zapas bezpieczeństwa².

Optymalizacja stanów magazynowych wymaga obserwowania ilości i wartości zapasów w czasie. BITO zaleca uwzględnić m.in. średni stan magazynowy, wartość zapasów, średni czas przechowywania i częstotliwość obrotu.³ Roczna rotacja zapasów to koszt sprzedanych towarów podzielony przez średnią wartość zapasów; wynik oznacza liczbę obrotów w roku⁴.

Skąd biorą się nadmierne i zbyt niskie zapasy oraz jakie są ich skutki?

Nadmierne i zbyt niskie zapasy pojawiają się, gdy zamawiana ilość nie odpowiada popytowi lub terminom dostaw. Nadmiar towarów sezonowych bądź słabo sprzedających się wiąże kapitał, zwiększa koszty magazynowania i pogarsza płynność finansową.³
Niedobór z kolei utrudnia sprzedaż, bo zamówionego produktu nie ma w magazynie⁵.

Analiza ABC i XYZ pomaga wskazać produkty, dla których warto zmienić wielkość zapasu. BITO wymienia analizę ABC obrotu oraz XYZ częstotliwości lub równomierności obrotu jako sposoby porządkowania asortymentu.³ W analizie ABC orientacyjnie około 20% pozycji może odpowiadać za około 80% wartości obrotu. Nie jest to jednak sztywna reguła⁶.

Tabela pokazuje, jakie kryterium stosuje każda z analiz.

Wielkość zapasu oceniaj względem obrotu i czasu przechowywania, nie tylko liczby sztuk na półce. Liczbę dni pokrycia zapasu otrzymasz, dzieląc stan magazynowy przez średnią dzienną sprzedaż w sztukach⁷.

Czym są stany dostępne, zarezerwowane, minimalne i maksymalne?

Stan dostępny oznacza ilość, którą można przydzielić nowym zamówieniom po uwzględnieniu rezerwacji. Stan minimalny i maksymalny wyznaczają natomiast progi kontroli zapasu. Towar zarezerwowany pozostaje w ewidencji, lecz nie powinien ponownie trafić do sprzedaży. Stan całkowity obejmuje całą ujętą ilość, więc nie należy utożsamiać go z dostępną. Stan dostępny to stan całkowity pomniejszony o ilość zarezerwowaną⁸.

Symfonia 2.0 Handel pokazuje przy każdym towarze stan handlowy, rezerwacje automatyczne i ręczne oraz stan całkowity.⁹ Symfonia 2.0 Handel uwzględnia też analizę stanu magazynowego oraz planowanej i niezrealizowanej sprzedaży przy podejmowaniu decyzji zakupowych.⁹
Oceniając zapas, oddziel więc towar zarezerwowany od ilości dostępnej dla nowych zamówień. W Symfonii stan handlowy jest równy stanowi całkowitemu pomniejszonemu o rezerwacje⁸.

Tabela zestawia rodzaje stanów i progów używanych przy obsłudze zamówień oraz planowaniu zakupów. Stan dostępny można zapisać wzorem: stan całkowity − liczba sztuk objętych rezerwacjami⁸.

wFirma pozwala ustawić minimalny, bezpieczny i maksymalny próg dla towaru lub kompletu, ale nie dla usługi.¹ Przypisz progi do właściwej kartoteki, a przy zakupach uwzględnij również rezerwacje i planowaną sprzedaż. Dla towaru lub kompletu wFirma udostępnia trzy odrębne progi: minimalny, bezpieczny i maksymalny¹.

Jak porównać stany magazynowe z rzeczywistą ilością towaru?

Spis z natury polega na fizycznym policzeniu zapasów i porównaniu wyniku z ewidencją. Zestawiaj dane dla tej samej kartoteki, jednostki miary i chwili odczytu. Podstawę spisu zapasów z natury na ostatni dzień roku obrotowego stanowi art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości¹⁰.

• Ustal moment porównania stanów magazynowych. Zapisz stan ewidencyjny przed liczeniem. Uwzględnij przyjęcia i wydania dotyczące wybranego momentu.
• Policz towar w magazynie. Zapisz ilość pod właściwą nazwą lub kodem produktu i w odpowiedniej jednostce miary.
• Porównaj ilość policzoną ze stanem ewidencyjnym. Zestaw wyniki dla każdej kartoteki. Przy rozbieżnościach wskaż produkty, których dotyczą.
• Wyjaśnij i udokumentuj różnice. Przed korektą ewidencji sprawdź dokumenty magazynowe oraz możliwe pomyłki w liczeniu.

Comarch ERP Optima w standardowym spisie z natury pokazuje łączną ilość i wartość pozycji magazynowej. Wariant z podziałem na dostawy przedstawia zasoby z poszczególnych dostaw.¹¹ Dzięki temu można ustalić, których zasobów dotyczy rozbieżność. W Comarch ERP Optima wariant ten rozbija pozycję produktu na dostawy zamiast wykazywać jedną sumę¹².

Wynik porównania obejmuje pozycje zgodne z ewidencją oraz różnice do wyjaśnienia i udokumentowania. Zgodnie z art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości różnice trzeba wyjaśnić i rozliczyć w księgach roku, na który przypadała inwentaryzacja¹⁰.

Operacje magazynowe: od przyjęcia towaru po uzupełnienie zapasu

Operacje magazynowe zmieniają ewidencję przez zapisy przyjęć, wydań i przesunięć. Przy każdej operacji podaj produkt, ilość, datę i dokument – wtedy da się odtworzyć przyczynę zmiany stanu. Art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości określa wymagane elementy dowodu księgowego, w tym numer, opis operacji i jej datę¹⁰.

Jak zarejestrować przyjęcie towaru do magazynu?

Przyjęcie towaru zarejestruj na podstawie dostawy i dokumentu PZ, czyli przyjęcia zewnętrznego. Jeśli dokument PZ obejmuje określoną liczbę sztuk, stan magazynowy rośnie o tę samą liczbę¹.

• Dostawę towaru porównaj z dokumentem zakupu. Sprawdź zarówno produkty, jak i ich ilości.
• Kartotekę produktu przypisz do przyjmowanego towaru. Zachowaj właściwą jednostkę miary.
• Dokument PZ powiąż z dostawą. Zapisz w nim ilość faktycznie przyjętą do magazynu.

wFirma może automatycznie przyjąć towar dokumentem PZ na podstawie faktury zakupowej. Faktura sprzedaży lub paragon z włączonym skutkiem magazynowym może z kolei zmniejszyć jego stan.¹ Wynikiem przyjęcia jest zapis łączący przyrost zapasu z konkretną dostawą.

Jak obliczyć stan magazynowy i wyznaczyć moment uzupełnienia zapasu?

Stan magazynowy oblicz, dodając przyjęcia do stanu początkowego i odejmując wydania. Uzupełnienie zaplanuj, gdy ilość dostępna osiągnie ustalony próg zamówienia. Próg ten oblicz według wzoru: średni dzienny popyt × czas realizacji dostawy + zapas bezpieczeństwa¹³.

• Stan początkowy odczytaj dla produktu, magazynu i okresu objętych obliczeniem.
• Przyjęcia i wydania zsumuj osobno. Posługuj się tą samą jednostką miary produktu.
• Ilość dostępną ustal po odjęciu towaru przypisanego do istniejących zamówień.
• Próg zamówienia wyznacz z uwzględnieniem popytu w czasie oczekiwania na dostawę.

Moment uzupełnienia wynika z porównania ilości dostępnej z progiem zamówienia. Sama ilość fizycznie obecna w magazynie nie wystarczy do tej decyzji.

Jak ujmować przyjęcia, wydania i przesunięcia w ewidencji?

Ewidencja magazynowa zwiększa stan po przyjęciu, zmniejsza go po wydaniu i zmienia przypisany magazyn po przesunięciu. WZ oznacza wydanie zewnętrzne, a MM – przesunięcie międzymagazynowe. Bufor to etap przed ostatecznym zatwierdzeniem dokumentu. Jego wpływ na stan zależy od rodzaju operacji i programu¹⁴.

Tabela pokazuje wpływ dokumentów w buforze Comarch ERP Optima na magazyn źródłowy i docelowy.

Dane w tabeli: 11

Przesunięcie MM wymaga sprawdzenia obu magazynów. Dokument w buforze może bowiem zmieniać ich stany w różnym momencie.

Dodatkowe pola i ustawienia magazynu: co warto uwzględnić?

Ustawienia magazynu powinny rozróżniać lokalizację towaru, jednostkę miary, identyfikator produktu i rodzaj operacji. Kartoteka produktu potrzebuje spójnej nazwy lub kodu, by przyjęcia i wydania odnosiły się do tego samego towaru. Automatyczne powiadomienia o niskich stanach są przydatne, gdy ewidencja zawiera próg ostrzegawczy i aktualny stan dostępny.

Spójne dokumenty i kartoteki pozwalają obliczyć zapas oraz ustalić, która operacja zmieniła jego stan.

Monitorowanie zapasów: bieżący podgląd i analiza zmian

Monitorowanie zapasów oznacza śledzenie stanu po zarejestrowanych operacjach i analizowanie zmian w czasie. Bieżący podgląd pomaga ustalić, czy produkt można przydzielić do zamówienia. Historia operacji pozwala zaś wyjaśnić, skąd wzięła się zmiana ilości.

Co oznacza kontrola zapasów w czasie rzeczywistym?

Kontrola zapasów w czasie rzeczywistym oznacza aktualizację widocznego stanu po zarejestrowaniu operacji, nie po samym przeniesieniu towaru. Studio WMS.net aktualizuje dane o stanach po skanowaniu terminalem Android i udostępnia informacje o lokalizacji produktów.¹⁵
Liczy się więc termin zapisu: operacja niezarejestrowana nie pojawi się jeszcze w ewidencji.

Jak działa zdalny podgląd stanów magazynowych?

Zdalny podgląd stanów magazynowych pozwala odczytać dane o zapasach poza miejscem ich składowania. Warunkiem jest dostęp do aktualnej ewidencji.

• Użytkownik ewidencji wybiera właściwy magazyn. Dzięki temu nie pomyli zapasów z różnych lokalizacji.
• Użytkownik ewidencji wyszukuje produkt po nazwie lub kodzie. Następnie odczytuje przypisany mu stan.
• Użytkownik ewidencji sprawdza moment ostatniej aktualizacji. Robi to przed wykorzystaniem danych do obsługi zamówienia.

Rezultatem zdalnego podglądu jest odczyt ilości zapisanej w ewidencji. Nie stanowi on niezależnego potwierdzenia tego, co fizycznie leży na półce.

Jak odtworzyć stan zapasów na wybrany dzień?

Stan zapasów na wybrany dzień odtwarza się z historii operacji. Trzeba przy tym uwzględnić datę oraz magazyn.

• Data graniczna wskazuje dzień, na który ustalasz ilość towaru.
• Stan początkowy jest punktem wyjścia do obliczenia zapasu produktu w wybranym magazynie.
• Dokumenty magazynowe wskazują przyjęcia i wydania, które trzeba uwzględnić do daty granicznej.

Wynikiem odtworzenia jest ilość wykazana w ewidencji na wskazany dzień. Można ją powiązać z dokumentami, które zmieniały zapas.

Dlaczego bieżące dane o zapasach są ważne w logistyce?

Bieżące dane o zapasach pomagają planować kompletację i wydanie na podstawie ilości zapisanej w ewidencji. Nieaktualny stan może skierować pracownika po towar już wydany, jeśli wydania nie zarejestrowano. Informacja o lokalizacji skraca poszukiwania, o ile ruch produktu został zapisany.
Terminowa rejestracja operacji przesądza więc o przydatności podglądu dla logistyki.

Stan początkowy i końcowy: jak ująć je w ewidencji?

Stan początkowy to ilość towaru na początku wybranego okresu. Stan końcowy obliczysz po uwzględnieniu przyjęć i wydań z tego okresu. Obie wielkości ustal dla tej samej kartoteki produktu, jednostki miary i magazynu.

• Okres ewidencji wyznacz datą rozpoczęcia i zakończenia. W ten sposób przypiszesz operacje do właściwego przedziału.
• Stan początkowy produktu przenieś z zatwierdzonego stanu końcowego poprzedniego okresu. Przy rozpoczęciu ewidencji możesz też ustalić go na podstawie policzonego zapasu.
• Przyjęcia i wydania towaru zapisz w okresie, którego dotyczą. Dołącz datę i oznaczenie dokumentu magazynowego.
• Stan końcowy produktu oblicz, dodając przyjęcia do stanu początkowego i odejmując wydania.
• Wynik obliczenia porównaj z ilością policzoną w magazynie. Różnice wyjaśnij przed przeniesieniem stanu na kolejny okres.

Stan końcowy po uzgodnieniu zamyka ewidencję okresu. Staje się też stanem początkowym następnego.

Powiązane zagadnienia: ewidencja ilościowa i wartościowa zapasów

Ewidencja ilościowa pokazuje liczbę sztuk towaru w magazynie, a ewidencja wartościowa – przypisaną im wartość. Ilość porównuje się ze spisem z natury, wartość zaś również z zapisami księgowymi. W Comarch ERP Optima stan wartościowy magazynu powinien odpowiadać wartości wynikającej z księgowania dokumentów handlowo-magazynowych.¹¹

Uzgodnienie zapasów wymaga porównania danych dla tych samych produktów i tej samej daty:

• Ewidencję ilościową porównaj z wynikami spisu z natury. Rozbieżności przypisz do konkretnych kartotek.
• Wartość spisu z natury oblicz według zasad wyceny stosowanych w firmie. Dopiero po wyjaśnieniu różnic ilościowych porównaj ją z ewidencją wartościową.
• Stan wartościowy magazynu zestaw z zapisami księgi handlowej dotyczącymi zapasów. Różnice powiąż z dokumentami i datami księgowania.

Zgodna ewidencja zapasów łączy policzoną ilość towaru z jego wartością w magazynie i księgach.

Praca z programem magazynowym online: dostęp do kartotek i dokumentów

Program magazynowy online łączy kartotekę produktu ze stanem zapasu i dokumentami zmieniającymi ten stan. Dzięki temu można ustalić zapisaną ilość oraz podstawę jej wyliczenia. W sprzedaży internetowej dochodzi osobna decyzja: jakie informacje o zapasie pokazać klientowi.

Pokazywanie stanów magazynowych w eBiznes.pl można ustawić tak, by klienci widzieli dostępność produktu i liczbę dostępnych sztuk.¹⁶ Gdy klient wybierze więcej sztuk niż znajduje się w magazynie, eBiznes.pl może ograniczyć ilość w koszyku do dostępnego zapasu.¹⁶

Produkt o stanie 0 sztuk może być w eBiznes.pl dostępny do zamówienia albo ukryty na stronie sklepu. Zależy to od wybranego ustawienia.¹⁶
Sprzedaż niedostępnego produktu oznacza przyjęcie zamówienia przed uzupełnieniem zapasu. Ukrycie produktu wyklucza takie zamówienie przez stronę sklepu¹⁷.

Ustawienia sklepu dobierz do sposobu obsługi zamówień:

• Widoczność dostępności informuje klienta, czy produkt można obecnie kupić. Pokazanie liczby sztuk daje mu dokładniejszy obraz zapasu.
• Ograniczenie ilości w koszyku nie pozwala zamówić więcej sztuk, niż wynosi dostępny stan. Pasuje do sprzedaży ograniczonej do posiadanego zapasu.
• Sprzedaż lub ukrycie produktu niedostępnego decyduje, czy sklep przyjmie zamówienie wymagające późniejszego uzupełnienia. Wybór zależy od tego, czy firma obsługuje takie zamówienia.

Stan w kartotece i ustawienia sklepu wspólnie określają, co zobaczy klient i ile sztuk będzie mógł zamówić.

Program księgowy a ewidencja magazynowa: podział zadań

Program księgowy służy do ujmowania wartości zapasów w księgach. Ewidencja magazynowa śledzi ilość towaru i dokumentuje jego ruch. Firma potrzebuje obu rodzajów danych, ale zapis księgowy nie zastąpi kartoteki pokazującej stan produktu w magazynie.

Kartoteka magazynowa identyfikuje produkt, jednostkę miary i operacje zmieniające jego ilość. Dane księgowe przypisują wartość zapasom i dokumentom zgodnie z zasadami rachunkowości firmy. Przekazując dokumenty między tymi obszarami, zachowaj spójne oznaczenia produktów i daty operacji.

Tabela zestawia zadania programu księgowego i ewidencji magazynowej według rodzaju zapisywanych danych.

Podział zadań jest prosty: ewidencja magazynowa zapisuje ruch towaru, a księgi ujmują jego wartość.

Materiały pomocnicze: wzór ewidencji magazynu w Excelu

Wzór ewidencji magazynu w Excelu opiera się na arkuszu, w którym każdy wiersz opisuje ruch konkretnego produktu. Kolumny łączą dokument z ilością i stanem po operacji. Taki układ pomaga prowadzić prosty magazyn bez mieszania zapisów różnych produktów lub magazynów.

Tabela przedstawia kolumny arkusza w kolejności identyfikacji produktu, zapisu ruchu i obliczenia zapasu.

Dane w tabeli: 18

Stan końcowy w tabeli Excela oblicza formuła =[@[Stan początkowy]]+[@Przyjęcie]-[@Wydanie]. Następny zapis tego samego produktu zaczyna się od stanu końcowego poprzedniej operacji w danym magazynie. Wartość zapasu wymaga konsekwentnej metody wyceny, szczególnie gdy ceny dostaw się różnią.

Przejście z Excela na program do kontroli stanów magazynowych ma sens, gdy wielu pracowników zapisuje operacje równocześnie. Aktualność arkusza mogą też utrudniać rezerwacje i sprzedaż przez różne kanały. Arkusz wystarcza, dopóki firma wiąże każdy ruch z dokumentem i uzgadnia wyliczony stan z zapasem.

Ewidencja zapasów w Studio WMS.net jako przykład systemu WMS

Studio WMS.net jest przykładem WMS, czyli systemu do zarządzania operacjami magazynowymi. Uporządkowana ewidencja wymaga powiązania produktów, ich stanów oraz reguł uzupełniania. Studio WMS.net udostępnia powiadomienia o niskich stanach i integruje dane o dostępności asortymentu z innymi systemami.¹⁵

Jak uporządkować ewidencję zasobów w Studio WMS.net?

Ewidencję zasobów w Studio WMS.net oprzyj na spójnych identyfikatorach produktów i jednakowym rozumieniu dostępności.

• Identyfikatory produktów ujednolić trzeba w kartotece magazynowej i systemach korzystających z danych o dostępności. Różne oznaczenia tego samego towaru utrudniają uzgodnienie stanów.
• Progi niskiego stanu powiąż z zapotrzebowaniem na poszczególne produkty. Powiadomienie powinno wskazywać zapas wymagający oceny przed zakupem.
• Dane o dostępności interpretuj jednakowo w magazynie i połączonych systemach. Ta sama informacja powinna oznaczać tę samą ilość możliwą do wykorzystania.

Spójna kartoteka i jednolita definicja dostępności pomagają korzystać z powiadomień oraz danych przekazywanych między systemami.

Podgląd danych magazynowych oraz wydruk zestawień

Podgląd danych magazynowych pokazuje stan produktów, a zestawienie pozwala zachować te informacje w pliku. wFirma umożliwia wygenerowanie zestawienia stanów magazynowych jako PDF lub XLSX.¹ Cennik i zestawienie mają różne zadania: pierwszy pokazuje ceny, drugie – ilości zapasów.

Jak przygotować wydruk cennika i zestawienia stanów?

Wydruk cennika i zestawienia stanów przygotuj oddzielnie. Cena sprzedaży nie powinna mieszać się z informacją o ilości towaru w magazynie.

• Cennik oprzyj na nazwach produktów i właściwych cenach sprzedaży.
• Zestawienie stanów przygotuj na podstawie kartotek i ilości przypisanych do wybranego magazynu.
• Pliki przeznaczone do wydruku opisz datą odczytu danych. Odbiorca będzie wiedział, jakiego stanu i cennika dotyczą.

Gotowe zestawienia oddzielają cenę produktu od jego ilości w magazynie.

Stany magazynowe na wybrany dzień: raportowanie historyczne

Stany magazynowe na wybrany dzień ustala się z zapisów dotyczących wskazanej daty, nie z bieżącego podglądu. Raport historyczny powinien wskazywać magazyn, produkt i dzień, dla którego podaje wynik.

Comarch ERP Optima pamięta stany poszczególnych towarów wstecz na dni, w których wystąpiły dotyczące ich transakcje.¹¹ Dokument BZM w Comarch ERP Optima rejestruje stan magazynu na wskazany dzień, ale nie zmienia zasobów.¹¹ Studio WMS.net umożliwia raportowanie historycznych stanów oraz śledzenie towarów według numerów partii i numerów seryjnych.¹⁵

Zakres raportu dobierz do pytania, na które ma odpowiedzieć:¹⁹

• Raport bieżący pokazuje stan używany do obsługi aktualnych operacji magazynowych.
• Raport na wybrany dzień pozwala porównać zapas z dokumentami dotyczącymi tej daty.
• Raport identyfikowalności wiąże stan z partią lub egzemplarzem, jeśli ewidencja zawiera takie oznaczenia.

Raport historyczny odpowiada na pytanie o zapas w określonym dniu, nie o ilość dostępną teraz.

Zapasy w wielu przekrojach: towary, partie i lokalizacje

Zapasy w wielu przekrojach pokazują nie tylko łączny stan produktu, lecz także jego partię i miejsce przechowywania. Kartoteka identyfikuje asortyment, partia odróżnia grupy towaru, a lokalizacja wskazuje miejsce składowania.

Zestawienie zbiorcze podaje ilość danego towaru w magazynie. Podział na partie rozróżnia zasoby tego samego produktu. Podział na lokalizacje wskazuje z kolei miejsce pobrania. Każdy przekrój wspiera inną decyzję magazynową.

Tabela zestawia przekroje zapasów z pytaniami, na które odpowiadają.

Podgląd zapasu pomaga wtedy, gdy wybrany przekrój pasuje do decyzji: o dostępności, partii albo miejscu pobrania.

Zgodność danych WMS i ERP: jak wychwytywać różnice w stanach?

Dane WMS i ERP porównuj dla tego samego produktu, magazynu i dnia. Tak można wskazać rozbieżności ilościowe. ERP oznacza system planowania zasobów przedsiębiorstwa; jego zapis stanu zestaw z ewidencją operacji w WMS.

• Zakres porównania ustal według kodu produktu, jednostki miary, magazynu i daty odczytu²⁰.
• Różnicę ilościową oblicz osobno dla każdej kartoteki, odejmując stan w ERP od stanu w WMS.
• Dokumenty dotyczące rozbieżnego towaru zestaw według rodzaju operacji i daty wykonania. W Comarch ERP Optima przy dokumentach WZ i PZ uwzględnij datę wydania lub przyjęcia. Może ona różnić się od daty wystawienia dokumentu.¹¹
• Przyczynę różnicy powiąż z konkretną operacją, zanim poprawisz zapis w którymkolwiek systemie²⁰.

Wynikiem porównania WMS i ERP jest lista różnic przypisanych do produktów i dokumentów wymagających wyjaśnienia.

Jak ewidencjonować towary według dat ważności i numerów partii?

Towary z datą ważności ewidencjonuj osobno dla każdej partii i lokalizacji. Pozwoli to ustalić, które zasoby można wydać. Łączna ilość produktu nie mówi, z jakiej partii pochodzi towar ani kiedy upływa jego termin przydatności.

• Przyjęcie towaru zapisz wraz z numerem partii, datą ważności, ilością i miejscem składowania.
• Stan partii aktualizuj przy każdym wydaniu. Nie zmniejszaj wyłącznie łącznego stanu produktu²¹.
• Kolejność wydawania ustal według FIFO – najpierw przyjęte, najpierw wydane – albo FEFO – najwcześniejsza data ważności, najpierw wydana. Studio WMS.net wiąże stany z datami ważności, partiami i lokalizacjami oraz obsługuje wydawanie według FIFO lub FEFO.¹⁵
• Wydanie towaru z datą ważności przypisz do właściwej partii. W wFirma takie towary są automatycznie wydawane metodą FEFO.¹

Ewidencja partii pokazuje ilość i położenie towaru o określonej dacie ważności. Pomaga też zachować właściwą kolejność wydań.

Adresy magazynowe: jak pomagają ustalić położenie towaru?

Adresy magazynowe wskazują konkretne miejsca składowania. Dzięki nim ewidencja pokazuje zarówno stan towaru, jak i miejsce jego pobrania. Każdy adres powinien jednoznacznie identyfikować lokalizację w danym magazynie.

• Miejscu składowania nadaj oznaczenie łatwe do odnalezienia na regale lub w strefie magazynu.
• Przyjęty towar przypisz do adresu, pod którym został faktycznie odłożony.
• Przeniesienie towaru zapisz jako zmianę adresu. Ewidencja nie będzie wtedy wskazywać poprzedniego miejsca.
• Pobranie towaru przypisz do adresu, z którego pracownik rzeczywiście zdjął zapas.

Aktualny adres magazynowy kieruje pracownika do właściwego miejsca i wiąże ilość produktu z jego położeniem.

Jak cyfrowa ewidencja wspiera inwentaryzację magazynu?

Cyfrowa ewidencja wspiera inwentaryzację stanów magazynowych, zestawiając ilość policzoną z ilością zapisaną dla tego samego towaru. Inwentaryzacja ciągła polega na liczeniu kolejnych części zapasu podczas pracy magazynu, zamiast obejmować cały magazyn jednym spisem.

Studio WMS.net obsługuje inwentaryzację ciągłą bez całkowitego wstrzymywania pracy magazynu.¹⁵ Według deklaracji dostawcy inwentaryzacja ciągła może skrócić czas okresowych spisów z natury do 70%. Nie jest to wynik własnego testu.^15,22

• Zakres liczenia określ dla wybranych towarów i miejsc składowania. Będzie jasne, które zasoby obejmuje spis²³.
• Moment porównania ustal dla każdej liczonej części zapasu. Późniejsze przyjęcia i wydania nie zniekształcą wtedy wyniku.
• Ilość faktyczną zapisz przy właściwej kartotece i lokalizacji. Następnie porównaj ją ze stanem ewidencyjnym.
• Różnice inwentaryzacyjne wyjaśnij na podstawie zapisanych operacji, zanim skorygujesz stan.

Wynikiem inwentaryzacji ciągłej jest uzgodniony stan policzonych zasobów bez liczenia całego magazynu naraz.

Jak włączyć obsługę magazynu w programie?

Obsługę magazynu w programie rozpocznij od włączenia modułu, utworzenia kartotek towarów i zapisania stanu początkowego. Moduł Magazyn w wFirma pozwala monitorować stany, wystawiać dokumenty PZ, RW, PW, MM i WZ oraz tworzyć rezerwacje dla klientów.¹ Bezpłatny okres próbny wFirma trwa 30 dni.¹

• Moduł magazynowy włącz w konfiguracji programu. Wskaż magazyn, w którym będą ewidencjonowane towary.
• Kartoteki towarów uzupełnij o spójne nazwy, kody i jednostki miary. Dokumenty będą wtedy odnosić się do właściwych produktów.
• Stan początkowy wprowadź na podstawie ustalonej ilości towaru w magazynie.
• Obieg dokumentów dopasuj do operacji firmy: RW oznacza rozchód wewnętrzny, a PW – przychód wewnętrzny. Przyjęcia, wydania i przesunięcia zapisuj dokumentami zgodnymi z faktycznym ruchem towaru.
• Rezerwacje klientów uwzględnij przy ustalaniu ilości dostępnej dla nowych zamówień.

Rezultatem konfiguracji jest ewidencja, w której kartoteki, stany i dokumenty odnoszą się do tego samego zapasu.

Wydanie towaru z magazynu: dokumentowanie i aktualizacja stanu

Wydanie towaru z magazynu powiąż ze sprzedażą lub dokumentem wydania, który zmniejsza stan. Sama rejestracja sprzedaży nie w każdym programie zdejmuje towar ze stanu. Sposób aktualizacji uwzględnij więc w obiegu dokumentów²⁴.

W Comarch ERP Optima faktura sprzedaży lub paragon standardowo nie wydaje towaru z magazynu. Dokument może to zrobić po włączeniu opcji pobrania.¹¹

Kontrola wydania obejmuje następujące elementy:

• Dokument sprzedaży lub wydania powinien wskazywać produkt, ilość i operację powodującą zmniejszenie zapasu.
• Ustawienie skutku magazynowego określa, czy sprzedaż aktualizuje stan bez osobnego dokumentu wydania.
• Stan produktu po sprzedaży porównaj z ilością faktycznie wydaną. Pozwoli to wychwycić pominięte lub podwójne odjęcie towaru.

Prawidłowa aktualizacja stanu wiąże każde wydanie z dokumentem. Ta sama ilość nie powinna zostać odjęta ponownie.

Najczęściej zadawane pytania

Jak uwzględniać daty ważności produktów w ewidencji zapasów?

Ewidencjonuj towary z podziałem na daty ważności i numery partii, aby móc rozróżnić poszczególne zasoby.

Czy zasada 80/20 w analizie ABC jest sztywna?

Nie. To orientacyjna zależność: około 20% pozycji może odpowiadać za około 80% wartości obrotu.

Co pokazuje analiza XYZ przy planowaniu zakupów?

Porządkuje towary według częstotliwości lub równomierności obrotu. Przy nieregularnej sprzedaży zakupy warto planować ostrożniej.

Co oznacza wynik rocznej rotacji zapasów?

Wskazuje, ile razy w roku obracają się zapasy. Oblicza się go, dzieląc koszt sprzedanych towarów przez średnią wartość zapasów.

Jak obliczyć, na ile dni wystarczy zapasu?

Podziel stan magazynowy przez średnią dzienną sprzedaż w sztukach. Wynik określa liczbę dni pokrycia zapasu.

Czy udział towaru w obrocie może pomóc ustalić, które pozycje kontrolować uważniej?

Tak. Analiza ABC wskazuje towary o większym udziale w obrocie, które mogą wymagać uważniejszej kontroli.

Czy sama liczba sztuk wystarczy do oceny rotacji zapasów?

Nie. Rotację ocenia się przez odniesienie kosztu sprzedanych towarów do średniej wartości zapasów.

Czy stan zapisany w ewidencji potwierdza, że towar znajduje się fizycznie na półce?

Nie. Ewidencja pokazuje ilość zarejestrowaną w systemie; fizyczną obecność towaru potwierdza jego policzenie.