Dokumenty magazynowe — PZ, RW, MM, PW i ich obieg

Dokument PZ, czyli przyjęcie z zewnątrz, potwierdza, że towar lub materiały spoza firmy trafiły do magazynu. Może dotyczyć dostawy od dostawcy. W artykule wyjaśniamy obieg PZ, RW, MM i PW, ich wpływ na stan zapasów oraz związek PZ z fakturą i księgowaniem.

Gdy PZ pełni funkcję dowodu księgowego, zakres wymaganych danych określa art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości^1,2.

Czym jest dokument PZ i jak wiąże się z innymi dokumentami magazynowymi?

Dokument PZ rejestruje towar przyjęty do magazynu. Spośród dokumentów opisujących ruch zapasów wyróżnia go kierunek dostawy: towar przychodzi z zewnątrz. Dzięki temu przyjętą dostawę można powiązać z pozycjami w ewidencji magazynowej.

PZ wystawiony na 1 sztukę towaru zwiększa jego stan magazynowy o 1 sztukę³.

Druk „PZ – Przyjęcie z zewnątrz” Wydawnictwa Podatkowego GOFIN przewiduje 50 pozycji na przyjmowane towary. Każda z nich pozwala opisać towar objęty tym przyjęciem¹.

Dokumenty magazynowe odróżniają przyjęcie od wydania i pozostałych ruchów zapasów. Rodzaj dokumentu mówi, co stało się z towarem. Do pięciu przykładów należą PZ, WZ, PW, RW i MM⁴.

Jakie dane i pozycje powinien zawierać dokument PZ?

PZ powinien wskazywać strony przyjęcia, dostawę i przyjmowany towar. Poniższa lista porządkuje dane opisujące te elementy. Jeśli PZ jest dowodem księgowym, art. 21 ust. 1 pkt 2–3 ustawy o rachunkowości wymaga określenia stron oraz opisu i wartości operacji².

• Dane stron i daty obejmują dane wystawiającego PZ i dostawcy, numer dokumentu, datę wystawienia oraz datę przyjęcia towaru⁵.
• Pozycje towarowe wskazują nazwę i ilość przyjmowanego towaru⁶.
• Wartość i podpisy obejmują cenę jednostkową, wartość towaru oraz podpisy osoby dostarczającej i przyjmującej towar⁷.

Jak wystawić i wypełnić dokument PZ?

PZ sporządza się na podstawie danych o dostawie i pozycji faktycznie przyjętych do magazynu. Kolejne czynności opisuje poniższa lista. Gdy PZ służy jako dowód księgowy, trzeba wskazać datę operacji. Jeśli dokument sporządzono innego dnia, należy podać również datę jego sporządzenia, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 4².

• Identyfikacja przyjęcia wymaga wpisania numeru dokumentu sprzedaży, oznaczenia magazynu i danych wyznaczonego pracownika magazynu⁶.
• Opis pozycji polega na zapisaniu przyjętych towarów i sprawdzeniu wpisanych ilości.
• Zatwierdzenie PZ następuje po porównaniu danych dokumentu z przyjęciem.

Obieg PZ opisany przez Fakturowo.pl przewiduje 3 egzemplarze, w tym 2 kopie. Wystawiony PZ pozwala zidentyfikować przyjęcie w ewidencji magazynu⁶.

Czym różni się dokument PZ od WZ?

PZ i WZ zapisują ruch towaru w przeciwnych kierunkach. PZ dotyczy przyjęcia, a WZ wydania. Tabela pokazuje zastosowanie obu dokumentów i zmianę stanu magazynowego.

Dane w tabeli: 8

Oba dokumenty odnoszą się do ruchu towaru, ale potwierdzają inne czynności. O wyborze decyduje kierunek: towar trafia do magazynu albo go opuszcza.

Do czego służy dokument PW?

Dokument PW, czyli przyjęcie wewnętrzne, rejestruje zapasy powstałe w firmie, na przykład w produkcji. Nie służy do zapisu dostawy od zewnętrznego dostawcy. Przy wyborze dokumentu liczy się więc pochodzenie zapasu.

PW na 1 sztukę wyprodukowanego wyrobu gotowego zwiększa jego stan w magazynie o 1 sztukę⁸.

Czym jest dokument MM i kiedy służy do przesunięcia towaru?

Dokument MM, czyli przesunięcie międzymagazynowe, rejestruje przeniesienie towaru między magazynami tej samej firmy. Towar opuszcza magazyn źródłowy i trafia do docelowego, bez sprzedaży ani zakupu.

MM dotyczący 1 sztuki zmniejsza stan magazynu źródłowego o 1 sztukę i zwiększa stan docelowego o 1 sztukę⁸.

MM wskazuje magazyn wydający i przyjmujący, a także przenoszone pozycje oraz ich ilości. Na tej podstawie ewidencja zapisuje ubytek w jednym magazynie i przyjęcie w drugim. Chodzi o zmianę miejsca składowania w firmie, nie o przyjęcie z zewnątrz⁹.

Dokument MM potwierdza zmianę magazynu, a nie właściciela towaru. Po przesunięciu 1 sztuki łączna liczba sztuk w magazynach firmy się nie zmienia. Zmiana netto wynosi 0⁸.

Przyjęcie z zewnątrz: kiedy wystawić dokument PZ i jak zmienia stan magazynu?

PZ wystawia się przy przyjęciu towarów lub materiałów z zewnątrz. Dostawa trafia wtedy do ewidencji magazynowej, która zapisuje ruch i stan zapasów. Dokument może dotyczyć zarówno zakupu materiałów, jak i ich nieodpłatnego przyjęcia.

Przyjęcie opisane PZ ma zatem co najmniej dwie możliwe przyczyny: zakup albo nieodpłatne otrzymanie^6,10.

• Przyjęcie do magazynu zaczyna się od ustalenia, które towary lub materiały rzeczywiście dotarły z zewnątrz.
• Dokument PZ wystawia się dla przyjętych pozycji, także gdy firma otrzymała materiały nieodpłatnie.
• Stan magazynowy aktualizuje się na podstawie przyjęcia zapisanego w PZ, które zwiększa stan magazynu^3,8.

Spóźnione wystawienie PZ lub pominięcie dokumentu może sprawić, że fizycznie dostępny towar będzie niedostępny w systemie. Terminowy zapis łączy przyjęcie z towarem znajdującym się w magazynie. Celem kontroli jest różnica 0 sztuk między ilością faktycznie przyjętą a zapisaną w systemie^8,11.

Obieg dokumentu PZ: kontrola dostawy i powiązanie z fakturą

Obieg PZ zaczyna się od ustalenia podstawy przyjęcia i kontroli dostawy. Potem magazyn potwierdza, co rzeczywiście przyjął. Druk PZ sporządza się na podstawie otrzymanej faktury albo WZ dostawcy, czyli dokumentu wydania towaru przez dostawcę.

Dostawę można więc porównać z dwoma przykładowymi dokumentami: fakturą zakupową lub WZ dostawcy^1,12.

System WMS, czyli system zarządzania magazynem, może wygenerować PZ po zeskanowaniu towaru oraz potwierdzeniu ilości i lokalizacji. W Studio WMS.net nie można przyjąć dostawy bez zeskanowania kodu i potwierdzenia PZ. Jednym z kodów skanowanych na produktach jest EAN-13, który koduje 13-cyfrowy numer GTIN^8,13.

Studio VSS.net po integracji z WMS może automatycznie wypełnić nagłówek PZ danymi z awizacji. Awizacja jest wcześniejszym zgłoszeniem dostawy. Potwierdzenie PZ zamyka zapis kontrolowanego przyjęcia⁸.

Jak sprawdzić zgodność dokumentu PZ z dostawą?

Zgodność PZ z dostawą wymaga porównania pozycji dokumentu z towarem faktycznie przyjętym. Sprawdzenie powinno objąć każdą pozycję. Kontrolę przeprowadź w następującej kolejności:

• Przyjęty towar trzeba przeliczyć, aby ustalić jego rzeczywistą ilość.
• Pozycje PZ trzeba porównać z nazwami i ilościami ustalonymi podczas przyjęcia.
• Ilości na PZ trzeba porównać z ilościami towarów i materiałów wykazanymi na fakturze zakupu¹.

Błędna ilość na PZ może prowadzić do różnicy wykrytej podczas inwentaryzacji. Inwentaryzacja polega na porównaniu rzeczywistych zapasów z ewidencją. Po kontroli zapis powinien odpowiadać ilości faktycznie przyjętej⁸.

Czym różni się dokument PZ od faktury zakupu?

PZ i faktura zakupu potwierdzają różne zdarzenia. Pierwszy dokument dotyczy przyjęcia do magazynu, drugi transakcji między sprzedawcą a nabywcą. Tabela zestawia informacje zawarte w każdym z nich.

Rozbieżność między PZ a fakturą trzeba wyjaśnić przed uzgodnieniem ewidencji magazynowej z dokumentami zakupu. Samo przyjęcie towaru nie odpowiada jeszcze na pytanie, co sprzedawca ujął na fakturze.

Dokumenty magazynowe PZ, RW, MM i PW: zastosowanie i znaczenie księgowe

Dokumenty PZ, RW, MM i PW dobiera się do rodzaju ruchu zapasów. Mogą rejestrować przyjęcie z zewnątrz, rozchód wewnętrzny, przesunięcie między magazynami albo przyjęcie wewnętrzne. Każdy opisuje inną czynność w ewidencji magazynowej.

Znaczenie księgowe PZ zależy od rodzaju ewidencji. Inaczej rozpatruje się rozliczenie przyjęcia i zakupu zapasów, a inaczej wpis w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Sam zapis ruchu towaru nie oznacza automatycznie wpisu do KPiR.

Kiedy wystawić PZ, RW, MM i PW?

PZ wystawia się przy przyjęciu z zewnątrz, a RW przy wydaniu na potrzeby wewnętrzne. MM dotyczy przesunięcia między magazynami, zaś PW przyjęcia wewnętrznego. O wyborze rozstrzygają kierunek ruchu oraz pochodzenie lub przeznaczenie zapasu.

Tabela porównuje PZ, RW, MM i PW według rejestrowanej czynności oraz jej wpływu na stan magazynu.

Dane w tabeli: 14,15

Czy dokument PZ może być dowodem księgowym?

PZ może stanowić podstawę księgowania przychodu towarów i materiałów do magazynu oraz rozliczenia ich zakupu. Inna zasada dotyczy przedsiębiorców prowadzących uproszczoną ewidencję podatkową. W ich przypadku PZ nie jest dokumentem księgowym i nie podlega ewidencji w KPiR^1,5.

Rozliczenie magazynowe zapisuje ruch zapasów, a wpis w KPiR służy ewidencji podatkowej. To odmienne cele. PZ należy więc oceniać w kontekście danej ewidencji, nie traktując każdego potwierdzenia przyjęcia jako podstawy wpisu do księgi.