FIFO, LIFO i FEFO — metody rozchodu w programie magazynowym

FIFO (First In, First Out) oznacza, że jako pierwszą wydaje się partię najwcześniej przyjętą do magazynu¹.
LIFO i FEFO opierają wybór partii na innych zasadach. Różnice mają znaczenie zarówno dla wyceny zapasów, jak i kontroli terminów przydatności. Podstawą stosowania FIFO do wyceny rozchodu jest art. 34 ust. 4 pkt 2 ustawy o rachunkowości².

Czym są FIFO i LIFO w rozchodzie magazynowym?

FIFO i LIFO określają, którą partię przypisać do rozchodu magazynowego. Sam rozchód oznacza zmniejszenie stanu zapasów po wydaniu towaru. Różnicę między metodami pokazuje tabela.

Wskazanie partii w ewidencji to nie to samo co jej pobranie. Na fizyczne wydanie wpływa również sposób ułożenia towarów w magazynie³.

Na czym polega metoda FIFO?

FIFO zachowuje kolejność przyjęć podczas wydawania partii. Magazynier sprawdza oznaczenie i datę przyjęcia, a potem sięga po towar we właściwym miejscu. Sam układ regału nie wystarczy, jeśli przy wydaniu nikt nie kontroluje partii.
W regale przepływowym FIFO towar trafia od strony korytarza załadunkowego, natomiast pobiera się go z przeciwległej strony⁴.

Co oznacza skrót FIFO i jak ustala kolejność wydań?

Skrót FIFO rozwija się jako First In, First Out: FI dotyczy wejścia towaru, a FO jego wyjścia. O kolejności wydań rozstrzygają daty przyjęcia poszczególnych partii. Ich porównywanie ułatwia jednolity zapis RRRR-MM-DD, zgodny z ISO 8601⁵.

• Przyjęcie partii nadaje towarowi oznaczenie i datę, dzięki którym można odróżnić go od pozostałych zapasów.
• Wybór partii do wydania wymaga porównania dat przyjęcia dostępnych partii tego samego towaru.
• Potwierdzenie wydania łączy pobrany towar z wybraną partią, tak aby ewidencja odpowiadała rzeczywistemu pobraniu.

Kolejność FIFO jest zachowana, jeśli zapis rozchodu wskazuje partię faktycznie pobraną z magazynu. Identyfikator zastosowania GS1 (10) oznacza numer partii, który można zestawić z oznaczeniem na towarze⁶.

Kiedy sposób składowania sprzyja stosowaniu LIFO?

Układ magazynu może sprzyjać LIFO. Dzieje się tak wtedy, gdy najłatwiej sięgnąć po partię odłożoną ostatnio, na przykład z wierzchu stosu. Dotarcie do wcześniejszych dostaw wymaga wówczas przestawienia zapasów. Przy towarach z terminem przydatności pobieranie najnowszej partii pozostawia starsze w magazynie. W regale wjezdnym drive-in palety odkłada się i pobiera z tego samego korytarza, co sprzyja LIFO⁷.

Czym jest metoda LIFO?

LIFO (Last In, First Out) przypisuje do wydania najpierw partię przyjętą najpóźniej. O kolejności decyduje historia przyjęć, nie termin przydatności produktu. Jeśli ewidencja ma pokazywać rzeczywisty przepływ towarów, zapis rozchodu musi dotyczyć fizycznie pobranej partii. Paragraf 25 MSR 2 dopuszcza dla wzajemnie zamiennych zapasów FIFO lub średnią ważoną kosztów; nie wymienia LIFO⁸.

Czym jest zasada „pierwsze weszło, pierwsze wyszło” w praktyce?

Zasada FIFO porządkuje rotację zapasów według dat przyjęcia. Trzeba więc rozpoznawać partie i układać produkty tak, by wcześniejsza dostawa była dostępna przy wydaniu. W regale przepływowym towar umieszcza się z jednej strony, a pobiera z drugiej. Najwcześniej przyjęta partia dociera do miejsca pobrania jako pierwsza⁴.

Jak działa FIFO przy wydawaniu produktów w gastronomii?

FIFO w gastronomii dotyczy produktów suchych oraz żywności trzymanej w lodówkach i zamrażarkach⁹. Personel rozpoznaje partię i pobiera ją według kolejności dostaw.
Rotacja nie zastępuje kontroli temperatury. Żywność głęboko mrożona zasadniczo musi mieć −18°C lub mniej w całym produkcie¹⁰.

• Układanie produktów na półce oznacza przesunięcie starszych produktów do przodu i ustawienie nowej dostawy za nimi⁹.
• Wydanie produktu polega na pobraniu właściwej partii bez blokowania dostępu do następnej w kolejności dostawy.

Jak wdrożyć oznaczanie partii i kontrolować kolejność wydań?

Oznaczenie partii pomaga pracownikom odróżnić dostawy tego samego produktu przed pobraniem. Etykieta z datą dostawy lub przydatności ułatwia utrzymanie rotacji FIFO⁹. Na etykiecie GS1 identyfikator zastosowania (17) wskazuje termin ważności zapisany sześcioma cyframi w formacie RRMMDD⁶.

• Etykieta dostawy musi pozostać czytelna podczas przechowywania, aby przy wydaniu można było rozpoznać partię.
• Szkolenie personelu obejmuje odczytywanie etykiet, układanie dostaw i pobieranie właściwej partii.
• Kontrolę stanów i dat ważności przy wdrażaniu FIFO w restauracji zaleca się przeprowadzać co najmniej 1 raz w tygodniu⁹.

W gastronomii FIFO wspiera kontrolę zagrożeń związanych z przechowywaniem żywności w ramach HACCP. Jest to system analizy zagrożeń i krytycznych punktów kontroli⁹.
Art. 5 rozporządzenia (WE) nr 852/2004 określa zasady, na których przedsiębiorstwa spożywcze opierają procedury HACCP¹¹.

Gdzie FIFO stosuje się poza magazynem: w rachunkowości i informatyce?

FIFO nie ogranicza się do fizycznego wydawania towaru. W rachunkowości dotyczy kosztu zapasów, a w informatyce kolejności obsługi elementów. Te dwa zastosowania zestawia tabela.

Ani zapis księgowy, ani kolejka informatyczna nie potwierdzają same w sobie, którą partię pracownik zdjął z półki. Paragraf 25 MSR 2 odnosi się do ustalania kosztu zapasów metodą FIFO, nie do działania kolejki w programie⁸.

Jak zaimplementować kolejkę FIFO w programie?

Kolejka FIFO przyjmuje nowe elementy na końcu, a pobiera je z początku. Programista musi zachować tę kolejność podczas wykonywania operacji. W kolejce opartej na Pythonowym deque operacje append() i popleft() mają złożoność około O(1)¹².

• Dodanie elementu umieszcza nowy wpis na końcu kolejki.
• Odczyt elementu wskazuje wpis znajdujący się na początku kolejki.
• Usunięcie elementu zdejmuje wskazany wpis, a jego miejsce zajmuje następny.

Kolejka FIFO obsługuje elementy w kolejności, w jakiej do niej trafiły.

Czym różnią się FIFO, FEFO i LIFO przy wyborze partii?

FIFO, FEFO i LIFO wskazują partie według różnych kryteriów. FEFO (First Expired, First Out) daje pierwszeństwo partii z najbliższym terminem przydatności. Nie zawsze będzie to dostawa przyjęta najwcześniej. W oznaczeniach GS1 pole 17 zawiera termin ważności potrzebny przy FEFO, a pole 10 wskazuje numer partii⁶.

Tabela zestawia kryterium wyboru partii, informację potrzebną do jej wskazania oraz sytuację, w której metoda nie służy celowi wydania.

Wybór partii i wycena rozchodu to odrębne kwestie. Pierwsza reguła wskazuje fizycznie pobierany towar, druga określa koszt przypisany do zmniejszenia zapasów¹³.

Jak kolejność rozchodu w FIFO i LIFO wpływa na wycenę zapasów?

FIFO i LIFO mogą dać różną wycenę rozchodu, gdy partie tego samego towaru przyjęto po różnych cenach. Skutek zależy od kosztu partii wskazywanej przez daną metodę. Tabela pokazuje, który koszt trafia do rozchodu, a który pozostaje w zapasie.

Ewidencja przyjęć przypisuje każdej partii jej koszt nabycia. To relacja między kosztami dostaw, a nie sama nazwa metody, przesądza o różnicy w wycenie.

Jak FIFO wpływa na wycenę zapasów i ograniczanie strat?

FIFO ma dwa zastosowania: przypisuje koszt wcześniejszych przyjęć do rozchodu i kieruje starsze partie do wydania¹⁴. Wycena wymaga połączenia ilości przyjętego towaru z jego kosztem. Przy kontroli rotacji trzeba z kolei powiązać zapis wydania z partią faktycznie pobraną z magazynu.

Jak wycenia się rozchód zapasów metodą FIFO?

Wycena FIFO przypisuje wydanej ilości koszt najwcześniej przyjętego zapasu, który nadal figuruje w ewidencji. Jeśli ta partia nie wystarcza, osoba prowadząca ewidencję sięga do kolejnych przyjęć. Robi to aż do wyceny całego rozchodu.

• Przyjęcie towaru zapisuje ilość dostawy oraz przypisany do niej koszt.
• Rozchód towaru wykorzystuje koszt wcześniejszego przyjęcia do wyczerpania jego ilości.
• Pozostała ilość rozchodu otrzymuje koszt z następnego przyjęcia w chronologicznej ewidencji.

Wartość zapasu po rozchodzie wynika z ilości i kosztów dostaw, które nadal pozostają w ewidencji.

Jak program magazynowy łączy wycenę FIFO z kontrolą partii w gastronomii?

Program magazynowy może łączyć wycenę FIFO z kontrolą partii. Warunkiem jest zapis przyjęcia, wydania i kosztu, który pozwala prześledzić rozchód danego produktu. Stosowanie FIFO ogranicza zaleganie towarów oraz ryzyko ich przeterminowania^14,15.

• Dokument PZ, czyli przyjęcie zewnętrzne, rejestruje dostawę i jej koszt.
• Identyfikacja partii łączy pobierany produkt z oznaczeniem używanym podczas przechowywania.
• Dokument WZ, czyli wydanie zewnętrzne, zapisuje rozchodowaną ilość i pozwala powiązać ją z pobraną partią.

Kontrola FIFO wymaga zgodności kosztu przypisanego do rozchodu z partią rzeczywiście wydaną z magazynu.

Jak dobrać metodę rozchodu do terminów ważności i pracy magazynu?

Metodę rozchodu dobiera się do celu: rotacji według dostaw, pierwszeństwa terminu przydatności albo dostępu do składowanych partii. Przed wyborem trzeba ustalić, jakie daty zapisuje magazyn. Równie ważne jest to, czy pracownik może pobrać partię wskazaną przez przyjętą regułę.

Jakie warunki przemawiają za FIFO, FEFO lub LIFO?

Tabela zestawia metody z celem wydania oraz warunkami pracy magazynu.

Dane w tabeli: 16

Kiedy wybrać FIFO, a kiedy pierwszeństwo najbliższej daty ważności w FEFO?

Tabela pokazuje, która informacja powinna decydować o pobraniu produktu.

Dane w tabeli: 9

Przed pobraniem pracownik powinien odczytać termin z oznaczenia partii. Samo położenie produktu na półce nie wystarcza.

Jakie skutki dla rotacji zapasów mają FIFO i FEFO?

Tabela przedstawia wpływ kryterium wydania na rotację partii.

Oceniając rotację, trzeba brać pod uwagę ryzyko właściwe dla towaru: zaleganie zapasu albo upływ terminu przydatności.

Jak system WMS wykorzystuje partie i daty przy FIFO oraz FEFO?

WMS, czyli system zarządzania magazynem, korzysta z oznaczeń partii, aby wskazać towar do pobrania według wybranej reguły. Przy FIFO układ regałów powinien zapewniać dostęp do najstarszych partii. System magazynowy może wtedy wskazać konkretną część lub partię¹⁷.

• Przyjęcie w WMS łączy oznaczenie partii z datą potrzebną do ustalenia kolejności rozchodu.
• Reguła pobrania w WMS porządkuje dostępne partie według daty właściwej dla wybranej metody.
• Potwierdzenie pobrania w WMS zapisuje partię faktycznie wydaną z lokalizacji magazynowej.

Wskazanie partii jest użyteczne tylko wtedy, gdy oznaczenie w ewidencji odpowiada towarowi dostępnemu na regale.